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Automatisierte Workflow-Prozesse sorgen bei Bertschi für ein Lean Management

Die manuelle Verarbeitung der täglich über 500 Lieferanten-/Kreditorenrechnungen ist zeit- und kostenintensiv. Deshalb hat sich Bertschi entschieden das Business Process Management (BPM) von Boss Info, mit automatisierter Rechnungsverarbeitung, einzuführen.

    

Über Bertschi

Zu den Geschäftsphilosophien der Bertschi AG als international tätiges Familienunternehmen zählen Sicherheit, Qualität, Service und Schonung der Umwelt. Dazu gehören auch nachhaltige Entwicklungen internationaler Transportkonzepte auf Schiene und Wasser. Als eine der neusten Informatik-Umstellung gilt das Projekt „Business Process Management“ (BPM) mit automatisierter Rechnungsverarbeitung. Heinz Häusermann als Leiter Buchhaltung und Florian Ruf als IT Projektleiter geben Auskunft über ihre Erfahrungen. Die Bertschi AG betreibt in Dürrenäsch den Hauptsitz mit der Geschäftsleitung, Informatik, Buchhaltung sowie weiteren zentralen Diensten. Als führendes Transportunternehmen beschäftigen wir an 52 Standorten über 2‘200 Mitarbeitende und haben notabene immer noch den gleichen CEO und Geschäftsinhaber. Wir sind stolz, zu 100% eine Schweizer-Firma zu sein!

Warum haben Sie überhaupt ein Workflow-Projekt gestartet, gelten diese doch als sehr anspruchsvoll?

Das manuelle Verarbeiten der täglich über 500 oder jährlich gegen 140‘000 Lieferanten-/Kreditorenrechnungen mit ihren langen Durchlaufzeiten ist zeit- und kostenintensiv. Das gab für uns den Ausschlag, nach einigem Zögern eine automatisierte Verarbeitung einzuführen.

Wie werden jetzt die Rechnungen konkret verarbeitet?

Vereinfacht ausgedrückt ist der Ablauf der Lieferantenrechnungen wie folgt: Die Papierrechnungen werden mit dem DocProStar-Scan-Client eingescannt und die Kopfdaten der Rechnung mittels OCR extrahiert. Die DocProStar Software validiert automatisch die erkannten Daten und allfällige Fehler werden manuell auf einem grossem Bildschirm korrigiert. Nach der Validierung werden die Rechnungen sofort revisionssicher in dg archive archiviert und der BPM inspire Plattform zur Rechnungsfreigabe übergeben. Nach der Archivierung können wir die physische Rechnung entsorgen. Die allseits bekannten Sachbearbeiter, welche täglich Rechnungen kontrollieren müssen, öffnen dazu im Web­browser den inspire-Posteingang. Benutzer, die nur sporadisch Rechnungen freigeben müssen, erhalten eine E-Mail mit einem Hyperlink, welcher sie direkt zur freizugebenden Rechnung führt. Nach der Freigabe wird die Buchung automatisch im SAP-System durchgeführt.

Was waren die Gründe, BPM inspire und TCG DocProStar von Boss Info einzusetzen?

Der Hauptgrund, wieso Boss Info als Generalunternehmen zum Zuge kam ist, dass wir einander bestens kennen. Wir nutzen das DMS-/Archivsystem „dg archive“ der Firma Boss Info seit über 12 Jahren sehr erfolgreich und ohne jegliche nennenswerten Probleme im täglichen Betrieb. Das Know-how, die erfahrenen und langjährigen Mitarbeitenden sowie die bisherigen Erfahrungen haben mehr als 50% zum Entscheid beigetragen. In der Regel stehen uns die gleichen Ansprechpersonen wie in den letzten zwölf Jahren zur Verfügung, was wir in der heutigen Zeit der Schnelllebigkeit besonders zu schätzen wissen.

Als weiteren Vorteil bewerteten wir die erprobte Verlinkung zwischen dem DMS-System dg archive und SAP. Nicht zuletzt waren der Gesamtpreis und -eindruck zwei entscheidende Argumente.

Haben Sie auch andere Produkte evaluiert?

Selbstverständlich. Insgesamt haben wir fünf Anbieter auf Herz und Nieren geprüft.

Trotzdem: Hatten Sie keine Bedenken, Ihre Spezialwünsche auch umsetzen zu können?

Ein weiterer Grund war die Tatsache, dass das Gesamtpaket sehr individuell „customized“ werden kann, oder mit einem Wort: Anpassungsfähigkeit. So konnten wir unsere Spezialwünsche nicht nur anbringen, sondern auch einfach umsetzen. Zudem überzeugte uns der Besuch bei einem Boss Info Referenzkunden, welcher rund 20, teilweise komplexe Workflow-Prozesse mit BPM inspire elektronisch umgesetzt hat. Wir haben über die flexiblen Einsatzmöglichkeiten echt gestaunt, denn diese können kurz und bündig mit „hervorragend“ überschrieben werden.

Auch der Scanning-Teil mit TCG DocProStar bewährt sich gut. Dank der Flexibilität und einfachen Parametrierung sowie den „Selbstlern-Algorithmen“ lief es auf Anhieb - selbst mit unseren Spezialwünschen!

Was hat sich gegenüber früher im Prozessablauf im Wesentlichen geändert?

Sobald die Rechnungen eingescannt sind, stehen diese auf sämtlichen, zugriffsberechtigten Arbeitsplätzen zur Verfügung. Die physische Ablage und das umständliche Fotokopieren fallen schlicht und einfach weg. Auch der durchgehende elektronische Ablauf bis hin zur Zahlungsfreigabe ist gegenüber früher wesentlich schneller. Mahnungen oder gar doppelte Zahlungen gehören dank dieser Lösung der Vergangenheit an.

Welche Währungen werden bei den Lieferantenrechnungen automatisch verarbeitet?

Die exotischen Währungen, wie diejenige von China haben wir nicht auf dem System, aber die gängigen ja. Ein Teil der Rechnungen werden bis hin zu SAP automatisch – ohne manuelle Eingriffe – verarbeitet.

Werden auch elektronische PDF-Rechnungen automatisch verarbeitet?

Ja, natürlich. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail und dies bei uns mit steigender Tendenz.

Besteht eine volle Integration oder anders gefragt: Können alle eingescannten Rechnungen direkt aus dem Archiv und SAP abgefragt werden?

Ja, beides zu 100%. Sonst hätte ich dies laut und deutlich beanstandet.

Wie sieht die Kontrolle der MWST auf Ihren eingehenden Kreditorenrechnungen aus?

Unsere Firma ist in Bezug auf die Mehrwertsteuer ein sehr spezieller Fall. Als global tätiges Unternehmen sind wir mit verschiedensten Ländern und somit auch mit verschiedensten Mehrwertsteuer-Ab-rechnungen konfrontiert. Oh, das war eine spezielle Knacknuss! Die Schweizer-Usanzen sind zum guten Glück kein Problem.

Im Transportbusiness bestehen spezielle sog. Sicherheitsmomente. Inwiefern betrifft dies auch Ihre Informatik-Organisation?

Natürlich sehr stark, weil wir doch öfters feuergefährliche und giftige Stoffe transportieren. Strenge gesetzliche Auflagen müssen und wollen wir selbstverständlich einhalten. Dazu ist das neue System zusammen mit unserer DMS-Lösung geradezu ideal.

Was meinen Sie zum Wunschdenken „papierlos“?

Papierlos ist eine Utopie! Klar, auch wir möchten die Papierberge eliminieren. Seit ich (Häusermann) über 25 Jahren hier bin, hat der allgemeine Papierberg zu- und nicht abgenommen.

Herr Ruf. Und wie sieht es seitens Hardware aus?

Bei uns laufen alle Server in einer virtualisierten Umgebung, momentan sind wir bei 80 Servern angekommen. Für die BPM- und Scanning-Software werden vier Server eingesetzt. Die BPM-Software ist webbasiert. Als Scanner setzen wir ein handelsübliches Gerät ein.

Wie erfolgte die Umsetzung und die Implementation?

Leider haben wir zu einem ungünstigen Zeitpunkt den produktiven Livebetrieb eingeführt, nämlich per 1. Januar 2014. Die Testphase war kurz, zu kurz. Darum mussten wir am Schluss „Vollgas“ geben. Rückblickend würden wir nur noch per Jahresanfang starten, wenn die Zeitspanne für die Testphase länger ausgeprägt ist.

In Berücksichtigung der Komplexität gehen wir davon aus, dass ausgiebige Schulungen nötig waren oder doch nicht?

Ich selber wagte es mit nur einem Kurzkurs und ich habe anschliessend nach der Testphase die interne Schulung alleine vollzogen. Auch dies betrachte ich als einen Beweis einer modernen, bedienerfreundlichen Software.

Wie sind die Antwortzeiten bei starkem Betrieb?

Rund zwei bis drei Sekunden, also problemlos. Dazu hatten wir bis heute keinen einzigen Absturz – eine tolle Sache.

Herr Häusermann: Verraten Sie uns bitte etwas über Ihre Erfahrungen, positiv und negativ?

Positiv: Kein Suchen mehr der Papierdokumente in Ordnern und die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeitende unmittelbar und gleichzeitig Zugriff auf ein- und dasselbe Dokument haben.

Negativ: Der Büroalltag wird noch abstrakter. Meine Mitarbeitenden sitzen nun von frühmorgens bis abends vor Bildschirmen und schauen nur noch in diese „Kisten“. Die Mitarbeitenden sind nach anfänglicher Skepsis mittlerweile von der neuen Rechnungsverarbeitungs-Lösung begeistert.

Und jetzt kommen wir noch zu den Finanzen. Gab es Kostenüber- schreitungen?

Nein, wir hatten keine Budgetüberschreitungen und somit wurden die Versprechen eingehalten! Spezialwünsche, welche beim Projektstart noch nicht bekannt gewesen sind, waren kostenpflichtig und wurden im Rahmen von sogenannten Change Requests umgesetzt. Das bestehende Vertrauen in die Boss Info AG und deren Produkte, welche wir bereits vor Einführung des Kreditoren-Workflows nutzten, d.h. dg archive als Archiv-/DMS-Lösung und dg mail als E-Mail-Archivierung wurde zu 100% bestätigt!

Was dürfen Sie zum Thema „Return-on-Investment“ (ROI) verraten?

Oh – eine schwierige Frage. Der von uns besuchte Referenzkunde sprach von einem ROI innerhalb von 18 bis 24 Monaten. Bei uns dürften es wegen der internationalen Vielfalt wohl etwa zwei bis drei Jahre sein. Bei zwei von insgesamt fünf Firmen (Mandanten) haben wir dank des neuen Workflows und dank SAP eine Nachkalkulation pro Geschäft umgesetzt, ein sehr interessanter Aspekt.

Welche Ausbauprojekte resp. weiteren Prozesse tragen Sie mit in Ihrem Kopf?

Das Thema „Mehrwertsteuer“ kann durchaus noch optimiert werden. Künftig möchten wir auch die hohe Anzahl Bankbelege mit BPM inspire bearbeiten sowie die grossen Aussenstellen mit der BPM-Lösung ausstatten. „Der Appetit kommt mit dem Essen“, gilt wohl auch bei Bertschi AG! Wir denken dabei an unsere 120 PW’s, 1’000 Lastwagen sowie über 20’000 Container.

Welche Vorteile erwarten Sie von weiteren automatisierten Prozessen?

Ein Riesenvorteil wäre, wenn wir konzernweit einerseits die Reparatur- und Unterhaltskosten und andererseits die Versicherungsfälle pro Lastwagen respektive pro Container erfassen könnten. Dies ist lediglich eine reine Frage der Zeit!

Sind Ihre Erwartungen erfüllt ­worden?

Ja. Die Bertschi AG spürt eine echte Qualitätsverbesserung. Wir beide können mit gutem Gewissen sowohl die Produkte BPM inspire und DocProStar als auch den Partner Boss Info bestens empfehlen. Die Ziele wurden erreicht!

Nutzen

    • Papierhandling und -ablage fallen weg
    • Spürbare Senkung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
    • Vermeidung von Fehlerquellen und Doppelzahlungen
    • Einfacher Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Revisionssicherheit
    • Ausbaufähig für weitere Workflow-Prozesse

Standorte
Telefon: +41 844 844 120E-Mail:
Hauptsitz Boss Info AG Tannackerstr. 3 CH-4539 Farnern
Standort Aarburg Boss Info AG Paradieslistr. 4 CH-4663 Aarburg
Standort Ehrendingen Boss Info AG Böndlern 2 CH-5420 Ehrendingen
Standort Fällanden Boss Info AG Bruggacherstrasse 26 CH-8117 Fällanden
Standort Horw Boss Info AG Altsagenstrasse 1 CH-6048 Horw
Standort Langenthal Boss Info AG Gaswerkstrasse 27 CH-4900 Langenthal
Standort Münchenbuchsee Boss Info AG Talstrasse 3 CH-3053 Münchenbuchsee
Standort Sursee Boss Info AG Bahnhofstrasse 7a CH-6210 Sursee