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Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations - Enterprise Edition - Excel Add-On

Kennen sie die Situation? Sie arbeiten in der Finanzabteilung und bereiten den Monatsabschluss für das bevorstehende Meeting vor. Da erhalten sie ein Mail von einem netten Arbeitskollegen mit dem Hinweis, dass folgende 57 Buchungen noch für den vergangenen Monat im System erfasst werden müssen. Vielen herzlichen Dank!

Ich weiss, solche Medienbrüche sollten im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr vorkommen. Doch leider existieren solche Situationen immer noch. Gibt es einen solchen Medienunterbruch in Ihrem Unternehmen, so fragen Sie doch die Boss Info AG um Rat. Wir helfen ihnen gerne :-)

Kommen wir zurück zur eingangs beschriebenen Situation. Unser armer Mitarbeitende hat das Glück, dass das Unternehmen bereits Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Edition (kurz: Dyn365FO) einsetzt. Dank der Office-Integration von Dyn365FO kann der Mitarbeitende nun diese im Excel vorliegenden Buchungen ganz einfach mittels Excel Add-In importieren.

In diesem Blog zeige ich:

  • Wie das Excel Add-In installiert und konfiguriert wird.
  • Wie beliebige Daten mittels Excel importiert und angepasst werden.
  • Wie das vorhandene Template zum Erfassen von Journalen verwendet wird.

1 Installation Excel Add-In

Damit Daten mittels Excel in Dyn365FO importiert werden können, wird ein Add-In benötigt. Das Excel-Add-In wird wie folgt installiert:

Im Excel unter dem Tab «Insert» -> «Add-ins» -> «Store» kann «Microsoft Dynamics Office Add-in» installiert werden:

2 Konfiguration Excel Add-In

Nachdem das Add-In installiert ist, müssen wir die Verbindung zu unserem Dyn365FO konfigurieren:

 

Als erstes gebe ich die URL meines Dyn365FO-Servers an, mit welchem ich verbinden möchte:

 

Diese Konfigurationen muss ich entsprechend bestätigen: 

 

Zudem muss ich mich mit meinem Dyn365FO-Account anmelden:

 

Sind diese Schritte gemacht, dann sind die benötigten Konfigurationen abgeschlossen und ich kann nun mittels Excel Daten in Dyn365FO importieren.

 

3 Datenimport allgemein

Für den Datenimport gibt es die Möglichkeit, die benötigten Daten via Add-In zu konfigurieren. Dabei können mehrere Tabellen sowie die benötigten Felder selektiert werden. Dazu klicke ich im Add-In auf «Design»:

 

und dann «+ Add table»:

 

Hier kann ich die gewünschten Daten auswählen (selektieren). Für meine einfache kleine Demo habe ich alle Felder der Debitorengruppen (Customer groups) ausgewählt:

 

Diese Daten sind werden in Excel wie folgt dargestellt:

 

4 Datenimport am Beispiel von «Allgemeine Erfassungen»

Wie in der Einleitung kurz erläutert, besteht die Herausforderung darin, dass der Mitarbeiter seine Buchungen möglichst rasch in Dyn365FO importieren und verbuchen muss. Der oben beschriebene «allgemeine» Weg ist dafür zu aufwendig. Gibt es eine Alternative? Selbstverständlich, Microsoft bietet dazu eine Lösung! Ich erstelle dazu ein neues Journal im Hauptbuch:

 

Da ich nun nicht jede Position im Journal in Dyn365FO mittels Klicken erfassen will, öffne ich mein Journal in Excel. Dazu verwende ich den folgenden Menü-Eintrag:

 

Microsoft bietet hier ein Template, welches speziell für die Erfassung von Positionen verwendet werden kann. Ich kann nun hier in Excel meine Position erfassen:

 

Das «coole» bei diesem Vorgehen ist, dass in Excel die möglichen Werte angezeigt und selektiert werden können (siehe rechter Teil im Printscreen). Dank dieser Excel-Integration kann ich nun meine Buchungen sehr schnell erfassen oder einfach in die benötigte Form kopieren. Nachdem ich alle Zeilen erfasst habe, kann ich diese mit «Veröffentlichen» in Dyn365FO übertragen:

 

Sehen wir nun unser Journal in Dyn365FO an:

 

Cool! Unsere Positionen wurden importiert. Nun einfach noch das Journal verbuchen und fertig; der Mitarbeiter kann sich nun bereits wieder seinem Monatsabschluss widmen.

5 Zusammenfassung

Microsoft Dyn365FO bietet eine einzigarte starke Office Integration. Dadurch haben die Benutzer die Möglichkeit, Daten in den gewohnten Tools, wie in diesem Beispiel in Excel gezeigt, zu bereinigen und anschliessend nach Dyn365FO zu importieren oder anzupassen.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen eine der vielen Möglichkeiten von Dyn365FO erläutern. Viel Spass mit Dyn365FO!

 

Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne mit Tipps & Tricks zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!