Zum Inhalt springen

Projektmanagement - wie geht es meinem Projekt?

Erfahren Sie, wie anhand einer einzigen Grafik der Stand eines Projekts visualisiert und interpretiert werden kann.

  

Als Projektleiter wird man ständig mit Fragen konfrontiert: «Wie geht es mit dem Projekt?», «Ist alles auf Kurs?», «Wann können wir live gehen?», «Warum haben wir Abweichungen?», usw. Der Projekteiter muss natürlich jederzeit den aktuellen Stand des Projekts kennen sowie auch darüber informieren können. Doch wie mache ich dies am besten? Soll ich jeden Monat einen Bericht in schriftlicher Form an alle Stakeholder versenden? Braucht es Grafiken? Wie kann ich den Projektverlauf aufzeigen?

Mit all diesen Fragen darf ich mich regelmässig auseinandersetzen. Darum habe ich mir Gedanken gemacht, wie ich den Projektstatus festhalte, damit sich alle Interessierten jederzeit über den Verlauf des Projekts informieren können. Der Status muss mit möglichst wenig Aufwand aktuell gehalten werden, damit ich nicht unnötigen administrativen Aufwand betreiben muss.

In diesem Blogartikel zeige ich, wie anhand einer einzigen Grafik der Stand des Projekts visualisiert werden kann. Ich werde anhand eines fiktiven Projekts erläutern, wie die Grafik zu interpretieren ist.

1. Kosten vs. Fortschritt

Die Voraussetzung beim Projektstatus ist, dass die Kosten und der Fortschritt getrennt beurteilt werden. Ich kann zum Beispiel mit der Hälfte der geplanten Kosten 100% Projektfortschritt erzielen oder auch umgekehrt. Somit kann von den Kosten nicht auf den Fortschritt sowie vice versa vom Fortschritt nicht auf die Kosten geschlossen werden.

2. Projektverlauf

Für mich persönlich ist es essentiell, dass ich den Verlauf meines Projekts erkenne und nicht nur einzelne Bestandsaufnahmen zu bestimmten Zeitpunkten habe. Gibt es zum Beispiel eine Projektabweichung zu einem Zeitpunkt X dann kann diese Abweichung zu einem späteren Zeitpunkt wieder korrigiert werden. Im Verlauf sind solche Szenarien sehr gut ersichtlich. Bleibt jedoch eine Projektabweichung bestehen, dann möchte ich als Projektleiter nicht jeden Monat die Ursache dazu wieder erläutern und rechtfertigen müssen. Im Verlauf ist der Zeitpunkt der Abweichung ersichtlich und kann bei dessen Eintreten einmal erklärt werden. Das Entscheidende ist, ob Abweichungen grösser oder kleiner werden. Solche Informationen sind ein Muss für alle Projekte!

3. Visualisierung

Nachdem meine Meinung zu Kosten, Fortschritt sowie Verlauf bekannt ist, möchte ich nun zeigen, wie man dies in einer einzigen Grafik visualisieren kann. Dazu habe ich ein Projektbeispiel mit fiktiven Kosten und Fortschritt erstellt.

Folgende Projektkennzahlen sind aus der Grafik ersichtlich:

  • Projektbudget: 700'000 CHF
  • Projektstart: Januar 2018
  • Projektende: Juni 2019

Wie einleitend beschrieben, möchte ich auch die Grafik anhand Kosten und Fortschritt getrennt beurteilen.

3.1. Analyse Kosten

Analysieren wir zuerst die Kosten. Dazu habe ich in der Grafik den Fortschritt kurz ausgeblendet: 

Die Kosten-Beurteilung eines Projektes ist relativ einfach. Es gibt ein Budget und es wird auf das Projekt rapportiert. Somit kann zu jedem Zeitpunkt ermittelt werden, wie die aktuelle Kostensituation aussieht.

Zur Einfachheit habe ich im Beispiel das Budget linear vom Projektstart bis zum geplanten Projektende linear verteilt (blaue Linie). Das Budget kann natürlich je nach Projekt gemäss Planung entsprechend auf der Zeitachse verteilt werden. Die violette Kurve zeigt, wie der tatsächliche Kostenverlauf aussieht. Welche Aussage können wir somit nun zum Kostenverlauf des Projekts machen? Es ist ersichtlich, dass nicht nach Planung am Projekt gearbeitet wurde. Das geplante Budget wurde nicht geleistet.

Zudem ist im Verlauf Folgendes ersichtlich: Die ersten Monate wurden die Stunden gemäss Planung geleistet. Dann wurde während ein paar Monaten weniger gleistet. Im August konnte dies wieder wettgemacht werden, jedoch wurde im September und Oktober wieder zu wenig geleistet. Ich als Projektleiter finde diese Information sehr hilfreich. Für alle Beteiligten sind jederzeit der Verlauf sowie die Abweichungen ersichtlich.

3.2. Analyse Fortschritt

Analysieren wir nun den Fortschritt. Dazu habe ich in der Grafik die Kosten ausgeblendet:

Die Funktionalität erfasse ich in einem Burn-Down-Chart. Diese Darstellung ist aus Scrum sehr verbreitet. Die Kurve zeigt den zu realisierenden Restaufwand. Dieser Restaufwand wird in Scrum als Backlog bezeichnet.

Auch hier ist der Verlauf schön ersichtlich. Man erkennt, dass während den ersten Monaten die Abweichung gering war. Was jedoch hier ganz klar ersichtlich wird ist, dass die Abweichung in den letzten Monaten stetig grösser wurde. Dies ist ein Alarmsignal, das unbedingt analysiert und korrigiert werden muss. Eine einmalige Abweichung, welche dann parallel zur geplanten Linie verlauft, kann wieder korrigiert werden. Wenn jedoch die Schere dieser beiden Kurven stetig grösser wird, dann sind sofortige Massnahmen notwendig.

3.3. Analyse Gesamtprojekt

Bringen wir nun diese beiden Erkenntnisse zusammen:

Wenn wir nun die Kosten- sowie Funktionalitätsabweichungen miteinander vergleichen, ist ersichtlich, dass wir mit der Funktionalität nicht an der geplanten Stelle stehen. Jedoch haben wir auch nicht die geplanten Ressourcen investiert. Die genauen Abweichungen von Kosten vs. Funktionalität können natürlich sehr genau berechnet werden. Jedoch ist hier ersichtlich, dass eigentlich mit den eingesetzten Mitteln in etwa die geplante Funktionalität umgesetzt wurde. Leider ist das Projekt in Verzug, da zu wenig am Projekt gearbeitet wurde.

4. Blick in die Glaskugel

Da diese Daten nun vorliegen, kann mit ein paar Berechnungen auch relativ einfach der Verlauf der Projetabweichungen ermittelt werden. Hier ein mögliches Beispiel:

Somit können wir basierend auf dem Projektverlauf in die «Glaskugel» schauen und einen Forecast über die effektiven Projektkosten sowie das effektive Projektende wagen. Aussagen wie zum Beispiel: «Mit der aktuellen Projektabweichung haben wir X Tage Verzug oder werden X Tage früher fertig. Gleiche Aussagen können natürlich zu den Kosten gemacht werden.

5. Zusammenfassung

Eine gute Visualisierung des Projektstands ist nicht die Antwort auf die täglichen Projektherausforderungen. Damit ist nicht garantiert, dass ein Projekt in Scope, Time und Kosten mit der gewünschten Qualität durchgeführt wird. Es gibt jedoch einen guten Überblick über den aktuellen Stand, wodurch das Vertrauen der Stakeholder gewonnen werden kann. Als Projektleiter ist man verpflichtet, jederzeit den aktuellen Stand des Projektes darzustellen.

Ich hoffe, Sie hatten Spass an diesem Blogartikel und können evtl. meine Gedanken in Ihrem Projektalltag einsetzen.

Christian Voegeli

Weitere Beiträge anzeigen

Kontaktieren Sie mich

T: +41 41 925 64 27 Mail verschicken

Tags