von Pius Birrer
Zu den Geschäftsphilosophien der Bertschi AG als international tätiges Familienunternehmen zählen Sicherheit, Qualität, Service und Schonung der Umwelt. Dazu gehören auch nachhaltige Entwicklungen internationaler Transportkonzepte auf Schiene und Wasser.
Als eine der neusten Informatik-Umstellung gilt das Projekt «Business Process Management» (BPM) mit automatisierter Rechnungsverarbeitung. Heinz Häusermann als Leiter Buchhaltung und Florian Ruf als IT Projektleiter geben Auskunft über ihre Erfahrungen.
Die Bertschi AG betreibt in Dürrenäsch den Hauptsitz mit der Geschäftsleitung, Informatik, Buchhaltung sowie weiteren zentralen Diensten. Als führendes Transportunternehmen beschäftigen wir an 52 Standorten über 3‘180 Mitarbeitende und haben notabene immer noch den gleichen CEO und Geschäftsinhaber. Wir sind stolz, zu 100% eine Schweizer-Firma zu sein!
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Das manuelle Verarbeiten der täglich über 1’200 oder jährlich gegen 250‘000 Lieferanten-/Kreditorenrechnungen mit ihren langen Durchlaufzeiten ist zeit- und kostenintensiv. Das gab für uns den Ausschlag, nach einigem Zögern eine automatisierte Verarbeitung einzuführen.
Vereinfacht ausgedrückt ist der Ablauf der Lieferantenrechnungen wie folgt: Die Papierrechnungen werden mit dem DocProStar-Scan-Client eingescannt und die Kopfdaten der Rechnung mittels OCR extrahiert. Die DocProStar Software validiert automatisch die erkannten Daten und allfällige Fehler werden manuell auf einem grossem Bildschirm korrigiert. Nach der Validierung werden die Rechnungen sofort revisionssicher in dg archive archiviert und der BPM inspire Plattform zur Rechnungsfreigabe übergeben. Nach der Archivierung können wir die physische Rechnung entsorgen. Die allseits bekannten Sachbearbeiter, welche täglich Rechnungen kontrollieren müssen, öffnen dazu im Webbrowser den inspire-Posteingang. Benutzer, die nur sporadisch Rechnungen freigeben müssen, erhalten eine E-Mail mit einem Hyperlink, welcher sie direkt zur freizugebenden Rechnung führt. Nach der Freigabe wird die Buchung automatisch im SAP-System durchgeführt.
Der Hauptgrund, wieso Boss Info als Generalunternehmen zum Zuge kam ist, dass wir einander bestens kennen. Wir nutzen das DMS-/Archivsystem «dg archive» der Firma Boss Info seit über 12 Jahren sehr erfolgreich und ohne jegliche nennenswerten Probleme im täglichen Betrieb. Das Know-how, die erfahrenen und langjährigen Mitarbeitenden sowie die bisherigen Erfahrungen haben mehr als 50% zum Entscheid beigetragen. In der Regel stehen uns die gleichen Ansprechpersonen wie in den letzten zwölf Jahren zur Verfügung, was wir in der heutigen Zeit der Schnelllebigkeit besonders zu schätzen wissen.
Als weiteren Vorteil bewerteten wir die erprobte Verlinkung zwischen dem DMS-System dg archive und SAP. Nicht zuletzt waren der Gesamtpreis und -eindruck zwei entscheidende Argumente.
Selbstverständlich. Insgesamt haben wir fünf Anbieter auf Herz und Nieren geprüft.
Ein weiterer Grund war die Tatsache, dass das Gesamtpaket sehr individuell «customized» werden kann, oder mit einem Wort: Anpassungsfähigkeit. So konnten wir unsere Spezialwünsche nicht nur anbringen, sondern auch einfach umsetzen. Zudem überzeugte uns der Besuch bei einem Boss Info Referenzkunden, welcher rund 20, teilweise komplexe Workflow-Prozesse mit BPM inspire elektronisch umgesetzt hat. Wir haben über die flexiblen Einsatzmöglichkeiten echt gestaunt, denn diese können kurz und bündig mit «hervorragend» überschrieben werden.
Auch der Scanning-Teil mit TCG DocProStar bewährt sich gut. Dank der Flexibilität und einfachen Parametrierung sowie den «Selbstlern-Algorithmen» lief es auf Anhieb – selbst mit unseren Spezialwünschen!
Sobald die Rechnungen eingescannt sind, stehen diese auf sämtlichen, zugriffsberechtigten Arbeitsplätzen zur Verfügung. Die physische Ablage und das umständliche Fotokopieren fallen schlicht und einfach weg. Auch der durchgehende elektronische Ablauf bis hin zur Zahlungsfreigabe ist gegenüber früher wesentlich schneller. Mahnungen oder gar doppelte Zahlungen gehören dank dieser Lösung der Vergangenheit an.
Die exotischen Währungen, wie diejenige von China haben wir nicht auf dem System, aber die gängigen ja. Ein Teil der Rechnungen werden bis hin zu SAP automatisch – ohne manuelle Eingriffe – verarbeitet.
Ja, natürlich. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail und dies bei uns mit steigender Tendenz.
Ja, beides zu 100%. Sonst hätte ich dies laut und deutlich beanstandet.
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Unsere Firma ist in Bezug auf die Mehrwertsteuer ein sehr spezieller Fall. Als global tätiges Unternehmen sind wir mit verschiedensten Ländern und somit auch mit verschiedensten Mehrwertsteuer-Abrechnungen konfrontiert. Oh, das war eine spezielle Knacknuss! Die Schweizer-Usanzen sind zum guten Glück kein Problem.
Natürlich sehr stark, weil wir doch öfters feuergefährliche und giftige Stoffe transportieren. Strenge gesetzliche Auflagen müssen und wollen wir selbstverständlich einhalten. Dazu ist das neue System zusammen mit unserer DMS-Lösung geradezu ideal.
Papierlos ist eine Utopie! Klar, auch wir möchten die Papierberge eliminieren. Seit ich (Häusermann) über 25 Jahren hier bin, hat der allgemeine Papierberg zu- und nicht abgenommen.
Bei uns laufen alle Server in einer virtualisierten Umgebung, momentan sind wir bei 150 Servern angekommen. Für die BPM- und Scanning-Software werden vier Server eingesetzt. Die BPM-Software ist webbasiert. Als Scanner setzen wir ein handelsübliches Gerät ein.
Leider haben wir zu einem ungünstigen Zeitpunkt den produktiven Livebetrieb eingeführt, nämlich per 1. Januar 2014. Die Testphase war kurz, zu kurz. Darum mussten wir am Schluss «Vollgas» geben. Rückblickend würden wir nur noch per Jahresanfang starten, wenn die Zeitspanne für die Testphase länger ausgeprägt ist.
Ich selber wagte es mit nur einem Kurzkurs und ich habe anschliessend nach der Testphase die interne Schulung alleine vollzogen. Auch dies betrachte ich als einen Beweis einer modernen, bedienerfreundlichen Software.
Rund zwei bis drei Sekunden, also problemlos. Dazu hatten wir bis heute keinen einzigen Absturz – eine tolle Sache.
Positiv: Kein Suchen mehr der Papierdokumente in Ordnern und die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeitende unmittelbar und gleichzeitig Zugriff auf ein- und dasselbe Dokument haben.
Negativ: Der Büroalltag wird noch abstrakter. Meine Mitarbeitenden sitzen nun von frühmorgens bis abends vor Bildschirmen und schauen nur noch in diese „Kisten“. Die Mitarbeitenden sind nach anfänglicher Skepsis mittlerweile von der neuen Rechnungsverarbeitungs-Lösung begeistert.
Nein, wir hatten keine Budgetüberschreitungen und somit wurden die Versprechen eingehalten! Spezialwünsche, welche beim Projektstart noch nicht bekannt gewesen sind, waren kostenpflichtig und wurden im Rahmen von sogenannten Change Requests umgesetzt. Das bestehende Vertrauen in die bossinfo.ch AG und deren Produkte, welche wir bereits vor Einführung des Kreditoren-Workflows nutzten, d.h. dg archive als Archiv-/DMS-Lösung und dg mail als E-Mail-Archivierung wurde zu 100% bestätigt!
Oh – eine schwierige Frage. Der von uns besuchte Referenzkunde sprach von einem ROI innerhalb von 18 bis 24 Monaten. Bei uns dürften es wegen der internationalen Vielfalt wohl etwa zwei bis drei Jahre sein. Bei zwei von insgesamt fünf Firmen (Mandanten) haben wir dank des neuen Workflows und dank SAP eine Nachkalkulation pro Geschäft umgesetzt, ein sehr interessanter Aspekt.
Das Thema «Mehrwertsteuer» kann durchaus noch optimiert werden. Künftig möchten wir auch die hohe Anzahl Bankbelege mit BPM inspire bearbeiten sowie die grossen Aussenstellen mit der BPM-Lösung ausstatten. «Der Appetit kommt mit dem Essen», gilt wohl auch bei Bertschi AG! Wir denken dabei an unsere 120 PW’s, 1’000 Lastwagen sowie über 40’000 Container.
Ein Riesenvorteil wäre, wenn wir konzernweit einerseits die Reparatur- und Unterhaltskosten und andererseits die Versicherungsfälle pro Lastwagen respektive pro Container erfassen könnten. Dies ist lediglich eine reine Frage der Zeit!
Ja. Die Bertschi AG spürt eine echte Qualitätsverbesserung. Wir beide können mit gutem Gewissen sowohl die Produkte BPM inspire und DocProStar als auch den Partner Boss Info bestens empfehlen. Die Ziele wurden erreicht!
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