Digitaler Arbeitsplatz im Wandel
Zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform in Microsoft 365
Microsoft Teams wurde im Frühling 2017 als Teil der Office 365 Suite veröffentlicht und ist die Nachfolgelösung von Skype for Business, deren Support voraussichtlich per 31. Juli 2021 eingestellt wird. Microsoft setzt bewusst auf die Lösung Teams für die agile Zusammenarbeit in Firmenumgebungen. Die äusserst praktische Kollaborationsplattform hat deutlich mehr zu bieten als die Vorgängerlösung, insbesondere was die digitale Zusammenarbeit in Projekt- und Arbeitsteams betrifft.
«Die vielen Vorteile überzeugen und es sprechen viele Gründe dafür, möglichst bald auf Microsoft Teams als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform umzustellen», beginnt Angela Munz, Trainerin Boss Academy. «Auch das grundlegende Verständnis über den Arbeitsplatz befindet sich unter dem Einfluss neuer Technologien und der im 2020/2021 gemachten Homeoffice Erfahrungen zweifelsfrei im Wandel.»
Zwischenzeitlich nutzten im Oktober 2020 weltweit bereits rund 115 Mio. Anwenderinnen und Anwender in über 500’000 Firmen Microsoft Teams als Kommunikations- und Kollaborationlösung. Zudem ist Teams die am schnellsten wachsende App in der der Geschichte von Microsoft. So hat sich auch Boss Info im Frühjahr dazu entschlossen, es zahlreichen ihrer Kunden gleich zu tun und auf Microsoft Teams zu migrieren.
Einführung von Teams: How-to Anleitung
Vorgegangen wurde so, wie es in Umstellungen dieser Art auch bei unseren Kunden üblich ist. «Nach der Information der NutzerInnen über die bevorstehende Einführung von Microsoft Teams bekamen alle Mitarbeitenden eine Dokumentation mit nützlichen How-to’s für den Arbeitsalltag zur Verfügung gestellt», erklärt Angela Munz. Als nächstes wurden an verschiedenen Wochentagen zu unterschiedlichen Zeitfenstern die ca. 45 Minuten dauernden Online-Live-Trainings geplant, so dass möglichst viele Mitarbeitende die Möglichkeit hatten, daran teilzunehmen.
Der Schwerpunkt dieser Kurssequenz lag auf dem Kommunikationsteil der Lösung, insbesondere der Telefonie und dem Chat. «Erfahrungsgemäss ist es wichtig, für die Kursdurchführung und insbesondere die Fragerunde genügend Zeit einzuplanen.» Das Training wurde aufgezeichnet und auf der internen Lernplattform veröffentlicht. «Dies, um der Belegschaft neben der Dokumentation auch ein Video zur Beantwortung und Vertiefung von im Alltag aufkommenden Fragestellungen zur Verfügung zu stellen», erklärt Angela Munz die zum Einsatz gekommene Medienvielfalt. «In einem weiteren Schritt werden nun die Richtlinien zur weiteren Nutzung von Teams im Bereich Kollaboration ausgearbeitet, was sicherlich noch eine weitere Ausbildungssequenz zur Folge haben wird», so Angela Munz, unterdessen begeisterte Teams Anwenderin, abschliessend.
Kollaborationsspezialist über die Highlights von Teams
Für die Schulungssequenz bei Boss Info wurde Boss Info Mitarbeiter und Kollaborationsspezialist Niels Hürlimann als Trainer und Experte beigezogen. Niels arbeitet seit über 2 Jahren täglich mit Microsoft Teams und kennt die Lösung denn auch wie seine eigene Westentasche. Teams sei weit mehr als nur ein Kommunikationstool. «Zentraler Teil in Teams ist die Kollaboration, also die Zusammenarbeit im Team – untereinander, organisationsweit, ja selbst mit externen Partnern. Da Teams auf Microsoft 365 Gruppen basiert, schliesst die Lösung viele Microsoft-Dienste wie beispielsweise OneNote und weitere automatisch ein.» Damit bietet sich Microsoft Teams als zentrales Arbeitstool an.
«Ob Dateien, Chats, Notizen oder To do’s, sie alle können zentral in einer App bearbeitet werden. Diese clevere Kombination ermöglicht sogar das gleichzeitige Bearbeiten von Office Dateien», so Niels Hürlimann begeistert. Zudem müssten nicht mehr mehrere unterschiedliche Programme geöffnet werden, um an Informationen zu gelangen. «Informationen lassen sich via Chat rasch und speditiv teilen, was die Kommunikation vereinfacht und verbessert.» Da Microsoft Teams SharePoint als cloudbasiertes Speichermedium nutzt, lässt sich unsere Intranetlösung Valo ideal mit der Kommunikations- und Kollaborationsplattform kombinieren und setzt dem Digital Workplace damit das i-Tüpfelchen auf.
