Flugzeugturbine

SR Technics mit Dokumentenmanagement-System (DMS) dg archive

In der Luftfahrtindustrie muss Sicherheit zu 100 % gelebt werden. «Sicherheit ist bei uns oberste Maxime», erklärt Peter Rüegg, Projektleiter elektronisches Archiv System. Diese strengen Qualitätsrichtlinien sind in jedem Land durch das Luftamt definiert und werden ständig auf die Einhaltung überprüft. Zu den Kunden von SR Technics zählen namhafte Airlines aller Kontinente. Bei SR Technics werden im Dokumentenmanagement-System (DMS) dg archive elektronische Dokumente, wie etwa Arbeitsnachweise, Zertifikate für Materialien, Geräte oder Triebwerke, aber auch lückenlose Dokumentationen über ganze Flugzeuge gespeichert. Diese Dokumente, teilweise aus SAP stammend, werden sowohl in Zürich als auch an anderen Standorten auf neun verschiedenen Scannern dezentral erfasst.

Aus Sicherheitsüberlegungen werden diese weltweit erfassten Daten mindestens einmal täglich nach Zürich übermittelt, wo auch die Logfiles geprüft werden. Mittlerweile sind über 13 Mio. Seiten in dg archive gespeichert und jährlich kommen gegen vier Millionen dazu! Auf die Frage, ob man keine Bedenken habe, wichtige Dokumente zu verlieren und später allenfalls hohe Haftungskosten bezahlen zu müssen, antwortet Peter Rüegg: «Nein, absolut nicht, denn seit dem Einsatz von dg archive haben wir noch nie Daten verloren.»

Hersteller-Wechsel

Der Wechsel vom bisherigen Archivsystem eines anderen Herstellers – mit 107 WORM-Platten – zum Standard-System dg archive erfolgte nicht nur aus finanziellen, sondern auch aus Gründen der Abhängigkeit vom früheren Hersteller. SR Technics schätzt es, dass die von der Boss Info AG installierte Lösung praktisch im Alleingang betrieben wird. Da im Gegensatz zum Vorgängersystem sowohl neue Minor- als auch Major-Releases im Wartungsvertrag inbegriffen sind, hat das neue System auch positive Auswirkungen auf die Kostenseite von SR Technics.

3’000 webbasierte Arbeitsplätze

SR Technics ist mit dem DMS sehr zufrieden und streicht dabei die webbasierte Lösung speziell heraus: «Statt weltweit gegen 3’000 Arbeitsplätze einzeln mit dg archive auszurüsten, genügt eine Server-Installation in Zürich.» Diese Web-Lösung wurde vor vier Jahren installiert und läuft bisher sehr gut.

dg archive ist einfach zu pflegen

Das komplexe DMS wird mittlerweile weltweit an rund 3‘000 Arbeitsplätzen benutzt. Damit hat das System ein sehr grosses Ausmass angenommen, bei dem einer einfach zu ‘pflegenden‘ Infrastruktur ohne grossen Schulungsaufwand besondere Bedeutung zukommt. «Für so genannte ‘Abfrage-User‘ führen wir keine Schulung durch», erklärt Peter Rüegg. Überzeugende Arbeit leistet das DMS auch bei den Antwortzeiten: ein bis drei Sekunden sind die Regel.

SR Technics legt grossen Wert auf voll integrierte Lösungen mit Einbezug des ERP-Systems SAP. So werden wichtige Indexinformationen beim Einscannen automatisch von SAP via einer RFC-Standard-Schnittstelle geladen und im Barcode erfasst.

Flugzeug

Kompetente Unterstützung

Lobende Worte findet SR Technics für die kompetente Betreuung, sowohl in Bezug auf den Vertrieb als auch für den technischen Support. «Noch nie wurde etwas versprochen, das nicht eingehalten werden konnte», so der Projektleiter. «Zudem kennen die langjährigen Mitarbeitenden der Boss Info AG unsere Infrastruktur bestens. Die professionelle, unkomplizierte Zusammenarbeit wissen wir zu schätzen.»

Täglicher Aufwand minimal

SR Technics, mit Hauptsitz am Flughafen Zürich, beziffert den täglichen Aufwand für das Operating, Nachführen von Sicherheitskopien, Kontrollfunktionen, sowie für den Systembetrieb auf lediglich 30 Minuten. Durch diesen sehr geringen Aufwand bleibt der verantwortlichen Person auch noch genügend Zeit, sich um die Verbesserung von internen Abläufen und der Optimierung von Sicherheitsaspekten zu kümmern.

Release-Wechsel in kurzer Zeit

Um kleinere Anpassungen zu machen und Systemfehler zu beheben, wurden bisher zwei Releasewechsel vorgenommen. Der Aufwand für die Installation inklusive Instruktion betrug jeweils weniger als einen Arbeitstag. «Da wir Wert darauf legen, Standard-Software zu benutzen, konnte mit dg archive in kurzer Zeit ein neuer Release eingespielt werden», sagt Peter Rüegg. Eine gute Note erhalten auch die technischen Unterlagen: Die verständliche, sehr umfangreiche Dokumentation trägt dazu bei, dass für SR Technics die Unabhängigkeit gegenüber dem Hersteller so gross wie möglich ist.

Optimierungspotential vorhanden

Wie viele andere Unternehmen träumt SR Technics zwar nicht vom papierlosen Büro, jedoch von einer ‘papiersparenden‘ Organisation. Als nächsten Schritt fasst SR Technics ins Auge, verschiedene so genannte ‘kleine Papierarchive‘ ebenfalls in dg archive zu übernehmen.

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